Код заказчика в путевом листе легкового автомобиля

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

По учету работ в автомобильном транспорте:
— путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
— путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
— путевой лист легкового такси (форма №4);
— путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
— путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
— путевой лист автобуса (форма №6);
— путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).

Кроме того, в путевом листе должны фиксироваться дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68 . Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Как заполнить путевой лист? №8 (146) 2014

В нижней части оборотной стороны путевого листа указывается общее количество пройденных километров (в примере – 198 км), а также данные, необходимые для расчета оплаты труда водителя (как правило, при сдельной форме оплаты труда) – трудочасы (всего в наряде) и сам расчет (за километраж или за часы работы).

По строке \”Организация\” заполняется наименование, адрес места нахождения и рабочий телефон предприятия – владельца (пользователя) автомашины. Кроме того, в кодовой части проставляются его коды ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Этот код вы можете найти в письме из Комитета статистики.

Как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля: основные правила и реквизиты

  • Точное время обязательно проставляется в часах и минутах. Для этого есть отдельная графа «Время прибытия». Но отражается только тот момент, когда водитель сам показывает путевой лист клиентам или заказчикам.
  • Есть графа «Заказчик». Здесь клиенты оставляют свои подписи. Для подтверждения того, что все реквизиты в документе корректны, соответствуют действительности.
  • Ещё заполняют графу 21, которая носит название «По прибытии». «По убытию» — соответственно, графа 22. Заказчики ставят здесь все параметры, списывая их со спидометра.
  • «Особые отметки» — строка для замечаний со стороны клиентов, если это необходимо.

Далеко не каждому владельцу транспортного средства необходимо заполнять путевые листы. Или тому, кто отвечает за управление им. Когда нужно заполнять путевой лист на легковой автомобиль и как это сделать, вы можете узнать в материалах данной статьи.

Как заполнить путевой лист №5 (92) 2010

Пример
Индивидуальный предприниматель Кондрашов Сергей Иванович использует в своей деятельности легковой автомобиль «Форд Фокус Си Макс» с объемом двигателя 1,8 л. Путевые листы выписываются на неделю (5 рабочих дней).
Ответственным за эксплуатацию автомобилей приказом по организации назначен сам предприниматель (он же выполняет обязанности механика и диспетчера).
По данным предыдущего путевого листа и визуального обследования количество топлива в баке перед выездом составляло 30 литров. За время действия путевого листа водитель один раз производил заправку (40 литров). Кассовый чек АЗС был им представлен вместе с путевым листом (авансовым отчетом) по окончании его действия.
Общий пробег за время действия путевого листа составил 198 километров.
Используя данные этого примера, рассмотрим порядок оформления путевого листа.

Лицевая сторона
Одним из обязательных реквизитов документа является его номер. Порядок нумерации путевых листов разрабатывает сама организация или предприниматель. Серия указывается, как правило, в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
Обязательно также и указание даты путевого листа. Если срок его действия более одного дня, то указывается весь период – с какого по какое число действует данный путевой лист (в нашем примере он выписан на рабочую неделю с 17 по 21 мая 2010 г.)
По строке «Организация» заполняется наименование, адрес места нахождения и рабочий телефон предприятия – владельца (пользователя) автомашины. Кроме того, в кодовой части проставляются его коды ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Этот код вы можете найти в письме из Комитета статистики.
Далее в путевом листе заполняются данные на автотранспортное средство и водителя: марка автомобиля (в примере – «Форд Фокус Си Макс»). Если автомашина находится в аренде, то здесь же или в добавленной строке целесообразно указывать:
1. номер и дату договора аренды и собственника машины (арендодателя) (например, «по договору аренды №___ от «_» _______ 20___ г. с ООО «Профинфо»);
2. государственный номерной знак (в примере – Е 266 МЕ 62);
3. гаражный номер указывается в том случае, если на балансе (в пользовании) у организации несколько машин (при этом не возбраняется по данной строке приводить инвентарный номер автомобиля как основного средства. Но при этом он и не обязателен);
4. ФИО водителя и его табельный номер (если он является сотрудником этой же организации) (в примере – Кулешов Д.И., табельный номер 034);
5. ниже указывается номер водительского удостоверения водителя (либо удостоверений всех лиц, перечисленных по строке «Водитель»);
6. в числе реквизитов также предусмотрены вид, серия и номер лицензионной карточки. Однако в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более восьми человек. Соответственно, любые перевозки легковым транспортом не лицензируются. Поэтому в примере данные строки не заполняются, а виды лицензионных карточек зачеркнуты.
В подразделе «Задание водителю» указывается:
1. в чье распоряжение представляется автомашина (в примере – в распоряжение заместителя директора Денисова С.Е.). При этом строкой ниже отражается также наименование организации. Поскольку в нашем примере автомашина выдана в распоряжение сотрудника того же предпринимателя, в путевом листе указано: ИП Кондрашов Сергей Иванович. Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица.
Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (предпринимателя), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем»;
2. адрес подачи, то есть место, куда автомашина должна прибыть, выехав из гаража (с места стоянки). В нашем примере таким местом подачи является адрес места нахождения (офис) предпринимателя: г. Рязань, Первомайский проспект, д. 18;
3. ниже приводится фактическое время выезда из гаража (от места стоянки). Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то в этой же строке целесообразно указывать дату первого выезда (в нашем примере – 17.05.2010 г., 9.00);
4. задание водителю подписывает диспетчер (диспетчер – нарядчик). В примере функции диспетчера выполняет индивидуальный предприниматель.
Перед выездом все автомашины должны пройти проверку исправности основных агрегатов, сигналов, показателей заправки топливом, маслом и т.п. Если все системы автомобиля работают нормально, механиком (или иным лицом, ответственным за эксплуатацию автотранспортных средств) разрешается выезд, о чем свидетельствует подпись данного лица по строке «Выезд разрешен». В примере функции механика также выполняет предприниматель.
Приводятся показания спидометра перед выездом (в примере – 62346 километров).
Соответственно, водитель автомашины расписывается в том, что он принял автомобиль в исправном состоянии.
В левой нижней части лицевой стороны путевого листа приводятся данные при возвращении автомашины в гараж (на стоянку):
1. указывается время возвращения. Если путевой лист выписывался на срок более одного дня, то в этой строке целесообразно указывать дату приезда. В нашем примере – 21.05.2010 г. 18.00;
2. время возвращения подтверждается подписью диспетчера (диспетчера-нарядчика). Как уже говорилось выше, в примере функции диспетчера исполняет предприниматель;
3. одновременно диспетчером делаются прочие необходимые отметки (опоздания, время ожидания (к примеру, при оказании коммерческих услуг сторонним лицам), простои автомашины и т.п.);
4. водитель автомашины расписывается в том, что он автомобиль сдал.
В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:
1. марка топлива (в примере – АИ-95);
2. по строке «Выдано по заправочному листу» вообще-то указывается количество топлива, выданного в самой организации (если, к примеру, у нее есть своя заправочная станция или хранящиеся в специальном помещении запасы топлива). Но на практике по данной строке, как правило, приводят данные о заправке ГСМ на сторонних автозаправочных станциях (АЗС) с приложением кассовых чеков АЗС к путевому листу (если топливо получено, к примеру, по корпоративной пластиковой карте) или к авансовому отчету (если топливо приобреталось за наличный расчет). В нашем примере водителем было приобретено 40 литров бензина по кассовому чеку АЗС;
3. остаток горючего при выезде может определяться: по данным предыдущего путевого листа, по показаниям приборов в автомобиле (уровень топлива), в результате контрольного замера уровня топлива в баке (если позволяет конструкция бака) и т.д. В нашем примере остаток горючего при выезде определен по данным предыдущего путевого листа и сравнен с показаниями приборов в машине (30 литров);
4. остаток горючего при возвращении может быть определен только по показаниям приборов в автомобиле или в результате контрольного замера уровня топлива в баке (в примере – 50 литров);
5. фактический расход горючего определяется как разница между остатком топлива перед выездом плюс количество заправленного горючего и его остатком при возвращении. В примере: 30 л + 40 л – 50 л = 20 литров);
6. расход горючего по норме многие организации просто не заполняют, а очень зря. Конечно, налоговым законодательством не определено нормативное расходование топлива для автотранспортных средств. Однако в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы, принимаемые налогоплательщиком в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены и обоснованы. Причем, обоснованность затрат в части ГСМ как раз и подтверждается нормами расхода топлива. При этом такие нормы предприятие может определить либо само (по данным технической документации к автомобилю), либо на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации).
Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.). В нашем примере в перечне Минтранса России автомобиль «Форд Фокус Си Макс» отсутствует. Поэтому за основу взят автомобиль «Форд Фокус» с таким же объемом двигателя (1,8 л). Количество бензина на 100 километров пробега по этой норме составляет 8,1 л. В соответствии с п. 5 Методических рекомендаций данная норма увеличена на 15%, так как автомобиль эксплуатируется в основном в г. Рязани (допускается увеличение нормы до 15% в городах с населением от 250 тыс. до 1 млн. человек). Таким образом, норма расхода топлива для автомобиля в нашем примере составит 9,3 л бензина на 100 километров пробега (8,1 л + (8,1 л х 15%)).
Исходя из данного норматива, норма расхода топлива по путевому листу составит (общий пробег указывается на оборотной стороне путевого листа):
198 км : 100 х 9,3 л = 18,4 л.
Получается, что фактический расход топлива не равен нормативному. В том случае, если возникает отклонение, оно отражается соответственно по строкам «Экономия» или «Перерасход». При этом экономия никак не влияет на сумму затрат предприятия на оплату топлива для автомашины. А вот с перерасходом в каждом конкретном случае требуется отдельное разбирательство. Если перерасход небольшой (к примеру, в пределах 1 литра бензина), то у налоговиков вряд ли возникнут к организации какие-либо претензии. Но если величина перерасхода значительная или возникает постоянно, то такого рода затраты могут быть не признаны проверяющими налоговыми органами для целей налогообложения налогом на прибыль с последующими штрафными санкциями согласно ст. 122 НК РФ (20% от величины недоимки по налогу);
7. в конце приводятся показания спидометра автомашины при ее возвращении в гараж (на стоянку) (в примере: 37 000 км + 198 км = 37 198 км);
8. все указанные выше данные (время возвращения, показания спидометра, движение горючего) фиксируются и подтверждаются подписью механика, принявшего автомобиль при возвращении в гараж (на стоянку). В примере функции механика выполняет индивидуальный предприниматель.
В верхней части путевого листа ставится штамп предприятия, выписавшего данный документ (естественно, при наличии такого штампа).
Сам путевой лист скрепляется печатью организации (в левом нижнем углу).

Рекомендуем прочесть:  Замена снилс при смене фамилии после замужества сроки изготовления

Порядок и правила заполнения путевых листов

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.

Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: подсказки и рекомендации

  1. Номер. Каждая поездка транспорта имеет свой номер.
  2. Код клиента. Заполняется в случае, когда осуществляются коммерческие услуги.
  3. Пункт отправки. Указываются наименование и адрес предприятия.
  4. Пункт прибытия. Указывается адрес, куда направляется транспортное средство.
  5. Время отправления. При однодневном выезде – указывается дата выезда из гаража, при длительной поездке – точное время каждой поездки.
  6. Время прибытия к пункту назначения. Прибыл – зарегистрировал время.
  7. Показания о пробеге. Предпочтительно указывать данные по каждому пробегу.
  8. Подпись ответственного лица. Нужна подпись водителя, который ехал на данном транспорте.
  • Номер. Это уникальный номер, который имеется в одном экземпляре. Данный номер разрабатывается предприятием, которое является владельцем данного автотранспорта.
  • Серия. Нужно заполнить, если это типографская распечатка.
  • Дата действия путевого листа. Путевка действительна в срок не дольше 1 месяца. В случае, когда путевой лист выписывается на 2-3 дня, нужно указывать точную дату. Например, 05.11.16-07.11.16.
  • Организация. Тут нужно указать наименование и местонахождение предприятия, а также ее телефон/факс.
  • Код ОКПО. Тут указывает код ОКПО, т.е. код предприятия, который присвоен ему при государственной регистрации.
  • Марка машины. Указывается марка транспорта, а если транспорт арендован, то можно указать номер договора аренды транспортного средства.
  • Гос. номер. Если на балансе предприятия числится более 1 транспортного средства, то вписывается номер гаража. Но можно вписать и инвентарный номер автомобиля.
  • Данные водителя. Указываются Ф.И.О. водителя транспортного средства.
  • Табельный номер. Этот номер присваивается каждому транспорту предприятием-владельцем транспорта.
  • Номер водительского документа. Ну тут все понятно, нужно просто указать номер водительского удостоверения.
  • Класс. Указывает класс вождения.
  • Распоряжение. Обычно сюда вписывается наименование предприятия.
  • Адрес. Нужно указать конкретный адрес, по которому следует транспорт для выполнения работы.
  • Время отправления. Записывается время отправки транспорта. Если возможна поездка на длительный период, то пишется дата отправки. Например, 22.11.16.
  • Диспетчер. В этой строке диспетчер пишет свои Ф.И.О. и ставит подпись.
  • Механик. Механик должен выполнить осмотр транспорта и если вопросов относительно исправности транспорта у него нет, то он подписывает путевку. А, в свою очередь, водитель поставит подпись для подтверждения, что он действительно принял исправный транспорт и вопросов не имеет.
  • Время возврата. Прописываются сроки, в которые транспорт должен вернуться назад в гараж.
    Далее диспетчер напишет свои Ф.И.О и поставит подпись. Этим действием он подтверждает время появления машины в гараже. При необходимости отмечаются: простои, задержки, ожидания т.д.
  • Подпись водителя. Водитель ставит свою подпись в подтверждение того, что им был сдан исправный транспорт.
  • Снизу, в правом углу, указывается детальная информация о топливе. А именно: марка, количество топлива. Но есть один нюанс: если у предприятия есть своя заправка — указывается количество топлива, а заправки нет – указывается информация о АЗС.
  • Объем топлива перед отправлением на линию. Указывает текущий объем топлива.
  • Остаток топлива. По возвращению транспорта в гараж, выполняется регистрация остатка топлива.
  • Норма топлива. Указывается норма топлива, которая предназначена для данного автомобиля.
  • Данные спидометра после возврата. Регистрируются показатели спидометра машины по приезду в гараж.После этого механик ставит подпись и дату, подтверждая, что он зафиксировал и зарегистрировал все данные.
  • Экономия/перерасход горючего. Выполняется запись, если она уместна.
  • Медсестра. Медсестра должны сделать осмотр водителя и затем указать в путевом листе свои Ф.И.О, подпись и дату заполнения документа. Этим она подтверждает, что сделала плановый осмотр водителя транспортного средства и допускает его к работе.
  • Печать предприятия.
Рекомендуем прочесть:  Что нужно чтобы поставить на учет автомобиль в гибдд

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68. Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Об этом сказано в письмах Минфина Россииот 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213.

Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)

  • в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично (п. 13, п. 14);
  • если путевой лист оформляется при посменном пользовании машиной разными водителями, показатели одометра отмечаются в листе водителя, который первым выезжает на задание из гаража, а также того водителя, который заезжает обратно в гараж (п. 15);
  • в путевом листе должны фиксироваться дата и время проведения медосмотров, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его штампом либо подписью при обязательном указании Ф. И. О. (п. 16);
  • с 26.02.2019 (приказ Минтранса от 18.01.2019 № 17) обязательным реквизитом путевого листа стала отметка о проведения перед выездом в рейс контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов (п. 16.1);
  • заполненные путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (п. 17).

Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.

Вы здесь

Путевой лист легкового автомобиля заполняется диспетчером или, при его отсутствии, бухгалтером. Этот документ нужно оформлять ежедневно, особенно в автотранспортных предприятиях. Если рабочий день в компании состоит из нескольких смен, то желательно заполнение путевых листов производить на каждого водителя (смену).

Для механика предусмотрен специальный раздел в документе, где он отмечает исправность автомобиля и показания спидометра, остаток в баке, и визирует его с указанием своих Ф.И.О. Водитель также расписывается ниже в получении машины с расшифровкой своих личных данных.

Путевой лист легкового автомобиля — как заполнить

Оформление путевого листа происходит в соответствии с Постановлением Российского Государственного комитета по статистике №78, где утверждены унифицированные формы первичных документов учета работы в автотранспорте. Распространение действия этого постановления касается лишь на юридических лиц.

  • порядковым номером;
  • наименованием;
  • сроком действия;
  • данными, касающимися собственника автотранспорта;
  • сведениями, касающимися автотранспорта;
  • данными на водителя.