Образец заполнения журнала по приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

Журнал регистрации приказов по личному составу

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу — основные требования

Крупные предприятия (заводы, фабрики) имеют, конечно, свои собственные бухгалтерии). Бывают случаи, когда бухгалтерия обслуживает несколько одинаковых по типу учреждений (организаций), например, учреждения образования в пределах одного района города.

Предложения должны соответствовать содержанию приказов. Пример: у некоторых нерадивых документоведов фиксируются номера и даты распоряжений, пишется их наименование. Однако если открыть сам приказ по указанным реквизитам, то можно увидеть разночтения. То есть указано, что приказ о приеме Козлова С.С. №12 от 30.11.2015 г. зафиксирован под №19, то сам приказ посвящен переводу Петрова А.Н. с должности учителя на должность воспитателя.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме

  • О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
  • О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
  • О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
  • Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
  • О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
  • Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
  • О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
  • О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  • О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  • Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
  • О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).
Рекомендуем прочесть:  При смене фамилии обязательно ли менять загранпаспорт при смене фамилии

Приказы по личному составу используются для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника в организации с любым юридическим статусом. В зависимости от их содержания, бухгалтерия насчитывает премии, заработную плату, отпускные начисления, компенсации. Если работник хочет взять кредит в банке, то среди прочих документов у него потребуют предоставить документы о его трудовой деятельности, в их число входит копия приказа о приёме на работу.

Заполнение журнала регистрации приказов по личному составу

Несмотря на то, что нормативно требование и форма ведение журнала регистрации приказов по кадрам не закреплены, некоторые задачи, которые ставятся перед кадровой или делопроизводственной службой не могут быть решены без систематического ведения учета приказов. Без журнала регистрации найти, например, приказы за определенное число не представляется возможным.

  • Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации, наименования отдела (в данном случае это – отдел кадров), название журнала, дата начала заполнения журнала и дата окончания журнала, заполняемая, соответственно, перед сдачей журнала в архив.
  • Задача ведения журнала регистрации приказов по личному составу возлагается на одного человека, должность, фамилия, имя и отчество которого указывается на обороте титульной страницы в качестве лица, ответственного за ведение журнала.
  • Нумерация записей в журнале ведется последовательно: 1, 2, 3 … 128, 129 и т.д.
  • Приказы в журнал должны заноситься в хронологическом порядке: каждый последующий должен иметь дату более позднюю, чем предыдущий.
  • Фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого был подписан приказ, должны быть заполнены полностью, без сокращения инициалов.
  • Вся вносимая в журнал информация должна соответствовать содержанию приказов.

Книга регистрации приказов по личному составу

Обратите внимание: все категории вышеперечисленных приказов объединяются одним общим признаком – они касаются работников в штате в том или ином виде. Сюда относится весь штат сотрудников вне зависимости от их должности и статуса в структуре.

Рекомендуем прочесть:  Материнский капитал за первого ребенка как получить

Один из важнейших вопросов, определяющих правильное заполнение журнала – это сколько хранятся приказы по личному составу. Срок хранения также определяется законами РФ. Раньше он составлял 75 лет (распространяется для документов, составленных ранее 2003 года). Но в 2016 году вышли поправки к Федеральному закону, устанавливающие сокращённые сроки хранения – 50 лет.

Журнал регистрации приказов по личному составу

  • О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
  • О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
  • О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
  • О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
  • О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Форма журнала регистрации приказов по личному составу

  • Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
  • Дата издания приказа.
  • Номер приказа по личному составу.
  • Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
  • ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
  • Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству, с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Поскольку в журнале ведется сквозная нумерация документов в хронологическом порядке, то присвоение порядкового номера каждому из них при регистрации позволит исключить возможность издания распоряжений задним числом. С целью сохранения информации от фальсификации, подлога и неправомерного вмешательства такие журналы в обязательном порядке сшиваются, а каждая страница нумеруется.

Но большую значимость, несомненно, будет иметь журнал для регистрации распоряжений со сроком хранения минимум 75 лет. Поскольку сведения из таких документов могут понадобиться спустя 40–50 (и больше) лет после издания, то и регистры, в которых они учитываются, также должны храниться не менее 75 лет (п. 258 перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).