Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это документ учёта работы водителя, пробега и маршрута транспортного средства

Путевые листы оформляют с очевидной целью: для контроля действий водителя и учета износа транспортного средства. В документе отражают пробег автомобиля, а эту цифру сравнивают с плановым показателем. Конечно, могут быть отклонения, но в целом маршрут должен максимально совпадать с расчетным.

Одним из главных документов, который везде и всюду сопровождает водителя, становится путевой лист. Это перечень посещенных мест (торговых точек, складов) с указанием количества израсходованного топлива и километража. Если речь идет о транспортировке товарно-материальных ценностей (ТМЦ), то путевой лист крепят к накладной.

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Заполняя путевой лист для грузовых автомобилей необходимо указать некоторую информацию о водителе, транспортном средстве, предполагаемом времени в пути, примерно подсчитать километраж, указать дату, номер автомобиля, фио водителя, номер прицепа или полу-прицепа, если такой имеется, показания спидометра на время отправки с начальной точки.Снимаются показания с топливного бака, при недостатке, машину заправляют, литраж вписывают в соответствующую графу. Когда автомобиль возвращается данные об остатке бензина, времени простоя и прочем вписывают в карточку.

Наличие, правильно заполненного путевого листа грузового автомобиля, обеспечит безопасность водителю, во время перевозки грузов, потому что если транспорт остановят и заметят отсутствие этого документа, водителю выставят штраф. А относительно бухгалтерии любого предприятия, наличие путевых листов, которые содержат учет всех затрат на маршрут авто и учет времени работы водителя, является основанием для списания ГСМ (горюче-смазочные материалы), затраченных на служебные легковые или грузовые автомобили.

Путевой лист

По сути вся работа специалистов и руководителей транспортного отдела построена вокруг этого документа — путевого листа. Правильно заполненный и выданный на руки водителю убывающему в рейс путевой лист это итог большой работы по проведению множества мероприятий. Это подбор кандидата на должность водителя, проведение всех видов инструктажей, приказы, стажировка, технический контроль автомобиля и его техническое обслуживание, медицинское обеспечение, ежегодное обучение водителей и периодическое медицинское обследование, предрейсовые мероприятия и т.д. И путевой лист является логическим завершением всех этих мероприятий и все они направлены на обеспечение безопасной и безаварийной эксплуатации автотранспорта. По этому его нельзя игнорировать. Он нужен в первую очередь Вам, специалистам и руководителям ответственным за эксплуатацию. Для того что бы в случае претензий к Вам со стороны надзорных органов, Вы могли подтвердить законность выпуска на линию автомобиля и таким образом снять с себя часть ответственности за происшествия на дороге.

2. Для налогового органа путевой лист — это первичный документ, подтверждающий факт хозяйственных операций. Как мы уже знаем «путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства». Если более конкретно, то учитывается количество израсходованного топлива, а в некоторых случаях учитывается и работа водителя. Топливо учитывается для его списания и уменьшения налогооблагаемой базы.

Рекомендуем прочесть:  Как оформить расписку в получении денег в долг образец

Путевой лист: нюансы оформления и заполнения

2. Сведения о сроке действия путевого листа (дата (число, месяц, год), на которую он может быть использован, а если документ оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован).

Здесь сразу сделаем оговорку относительно форм путевых листов. Как известно, с 1 января 2013 г. формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению . Вместе с тем обязательными остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании. Поэтому, если компания использует автомобили для личных нужд, она может самостоятельно разработать форму путевого листа, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, установленные Приказом N 152. На это же указывал и Минфин в названном Письме. А вот если организация или предприниматель является автотранспортным предприятием, для него обязательны унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 78, дополненные обязательными реквизитами из Приказа N 152.

Нужен ли путевой лист на автомобиль, оформленный на юрлицо в 2019 году

Еще не так давно путевые листы должны были выписывать водители, имеющие частные или легковые авто, купленные организацией, или, наоборот, взятые в арендное пользование у гражданина России. За правильностью составления договора следили как сами предприятия, так и работники контролирующих государственных учреждений.

  1. Если машина является собственностью физлица и применяется для решения личных целей и задач, возможно, передается во временное пользование другому человеку, что подкрепляется на законодательном уровне должным образом составленной и заверенной нотариальной доверенностью.
  2. Если машиной владеет юрлицо, которому не требуется отчетность относительно расходов на топливо, нужного для работы средства передвижения. В реальности эта ситуация выглядит так: гражданин России изначально приобрел машину для себя, но в связи с объяснимыми факторами и причинами переоформил транспорт на организацию. Да-да, такое тоже бывает и встречается, и, кстати говоря, нередко.

Штраф за езду без путевого листа

Но стоит учитывать, что сотрудники Госавтоинспекции требуют предъявить путевой лист, если машина зарегистрирована на фирму или физическое лицо, а водитель эксплуатирует ее в собственных целях. Поэтому существует возможность, что свою позицию придется отстаивать в суде.

  1. Если за автомобиль несет ответственность водитель, ему выпишут штраф в размере 500 рублей или сделают предупреждение.
  2. Если к ответственности привлекается должностное лицо организации — сумма штрафа составит 20000 рублей.
  3. Для юридического лица размер штрафа может достигать и 100000 рублей.

Путевой лист для ИП

  • Название – путевой лист – и его регистрационный номер.
  • Дата выдачи и период действия. Ежедневные выдаются в начале каждой рабочей смены. В долгосрочных обязательно указывается период.
  • Полные контактные данные владельца ТС: ФИО, адрес и телефон.
  • Подробная информация о ТС: тип, модель, госномер, данные одометра.
  • Число и время начала/конца смены.
  • ФИО водителя, отметка о прохождении до- и послерейсового врачебного осмотра.
Рекомендуем прочесть:  Заявление в суд об установлении факта родственных отношений с умершим

При осуществлении грузовых перевозок предприниматель может воспользоваться формой ПГ-1. Она ориентирована на ИП, не использующих труд наемных водителей. Возможна разработка собственного более удобного бланка. Главное условие – наличие утвержденных Приказом Минтранса реквизитов.

Путевые листы нужно заполнять верно

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

О штрафах за отсутствие путевого листа для ИП и организаций в 2019 году

Штраф за отсутствие подписи механика на путевом листе аналогичен размеру штрафа за отсутствие медосмотра. Для водителя он равен 3000 рублей, руководитель организации будет оштрафован на 5000 рублей, а само предприятие на 30000 рублей.
Оплата наложенного ГИБДД штрафа — не единственная забота водителя или директора транспортного предприятия. Довольно часто граждане интересуются: «Что делать, если штраф оплатил, а он висит на сайте ГИБДД?». Возникновение подобной проблемы бывает связано с тем, что платежная квитанция, например, не была обработана в банке из-за ошибки.

  • наименование организации, на балансе которой находится автомобиль;
  • Ф.И.О., год рождения и место работы гражданина, на имя которого выписан лист;
  • марка, модель, регистрационный номер автомобиля, грузоподъёмность или максимальное допустимое количество пассажиров (при необходимости);
  • маршрут;
  • отметка о состоянии здоровья водителя и подпись медсестры;
  • дата выдачи документа;
  • отметка и подпись механика;
  • подпись диспетчера.

Путевые листы

  • форму 4-С (сдельная) используют для осуществления работы транспорта по сдельным расценкам по Единому тарифу;
  • форма N 4-п – для грузового автомобиля с повременной оплатой;
  • форма № ПГ-1 (Приказ Минтранса России от 30.06.2000 г. № 68) – для транспорта предпринимателя.

Бухгалтерия выдает один экземпляр накладной водителю. Сведения о массе груза и номер накладной заносятся в путевой лист. Помимо этого, в его бланке имеются 2 отрывных талона, в которые заказчик вносит сведения. Позже эти отрывные талоны передаются вместе со счетом клиенту как доказательство, что работа выполнена.