Образец журнала приказов по личному составу образец заполнения

Образец журнала регистрации приказов по личному составу — основные требования

  • нумеруются;
  • прошнуровываются насквозь всего журнала;
  • их количество фиксируется на специальном бланке о конфиденциальности информации;
  • сведения скрепляются «синей» или даже сургучной печатью организации;
  • постановка подписи руководителя или другого ответственного лица.

Дело в том, то срок действия замечаний и выговоров длится приблизительно 6 месяцев. Потом взыскание снимается и приказ, соответственно, теряет свою юридическую силу, значимость, перестает быть значимым для директора и сотрудника. Такие распоряжения можно не хранить 75 лет. Поэтому они называются краткосрочными.

Оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Разберемся также с вопросом: «Приказы по личному составу — это какие приказы?». Ими являются все бумаги, которые регулируют трудовые правоотношения между сотрудником и компанией: прием, увольнение, перевод работника, дисциплинарные взыскания, всех виды отпусков, служебные командировких. Распространенные примеры приказов по личному составу мы приводили, например, в статьях о предоставлении отпуска и об оплате труда.

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ учета и виды журналов. Поскольку не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Заполнение журнала регистрации приказов по личному составу

  • В первом столбце указывается порядковый номер фиксируемого приказа.
  • Во втором столбце заносится дата приказа.
  • В третьем столбце указывается номер приказа.
  • В четвертом столбце обозначается вид приказа: прием на работу, увольнение, перевод и т.д.
  • В пятый столбец заносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
  • В шестом столбце фиксируется табельный номер сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
  • В седьмом столбце вносится основание подписания приказа: заявление сотрудника, трудовой договор, дополнительное соглашение и т.д. с номером и датой регистрации.
  • В журнале может быть предусмотрен дополнительный столбец для внесения примечаний по записи.

Несмотря на то, что нормативно требование и форма ведение журнала регистрации приказов по кадрам не закреплены, некоторые задачи, которые ставятся перед кадровой или делопроизводственной службой не могут быть решены без систематического ведения учета приказов. Без журнала регистрации найти, например, приказы за определенное число не представляется возможным.

Рекомендуем прочесть:  Форма договора оказания юридических услуг с физическим лицом

Журнал регистрации приказов по личному составу

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме

  • Номер записи. Каждой записи присваивается свой собственный номер.
  • Дата приказа.
  • Номер приказа по кадрам.
  • Вид приказа (приём сотрудника, его перемещение, увольнение и др.). Краткое содержание приказа (пункт назначения, срок направления в командировку и др.).
  • ФИО сотрудника или сотрудников, на которых был издан приказ.
  • Основание (номер письма или трудового договора, или дополнительного соглашения и др.).

При помощи электронной формы документа будет достаточно просто собрать эту информацию. Бумажный вариант нужно будет долго и внимательно просматривать, а если нужно будет изучить деятельность сотрудника, например, за четыре года, то в таком случае процесс займёт очень много времени.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)

Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге. Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.

ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Книга регистрации приказов по личному составу

В каждом структурном подразделении назначается сотрудник, в обязанности которого входит ведение соответствующего журнала с постановлениями для персонала. Он составляет дела, подшивает документы, заполняет все графы документов в соответствии с установленными порядками. Ему необходимо обрабатывать тексты самих приказов, чтобы правильно составить документы.

  • в приказе записывается фамилия работника и инициалы его имени и отчества, за исключением тех случаев, когда в штате имеются однофамильцы;
  • номера распоряжений и реквизиты присваиваются по установленному для конкретной организации шаблону, а номера записей обычно идут сплошной нумерацией;
  • при проставлении дат используется стандартный вид «дд.мм.гггг»;
  • обязательно указывается тип действия, совершаемого в отношении работника (приём на работу, увольнение, поощрение);
  • обязательно указывается причина для принятия приказа (трудовой договор, заявление работника).
Рекомендуем прочесть:  Если квартира куплена на мат капитал можно ли ее продать

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

  1. Обязательно должен быть титульный лист. На титульном листе указывают: наименование организации, полностью, без сокращений, название документа, дату, когда была внесена первая запись, дату занесения последней записи.
  2. Должен присутствовать раздел, в котором будет указан перечень служащих, ответственных за внесение изменений в журнал. В этом разделе указывают: ФИО служебных лиц, ответственных за внесение изменений в нём, информация о документах, на основании которых вышеуказанные сотрудники назначены ответственными, подписи ответственных работников, удостоверяющие ведение журнала в определенные периоды времени, информацию по соответственным периодам.
  3. Обязателен основной раздел, в котором будут регистрироваться распоряжения по личному составу. Этот раздел предполагает следующие параметры: перечень номеров по порядку о регистрации указа, указываются даты, номера утверждения указов, необходимо указать конкретную разновидность указов, ФИО табельных номеров (групп) сотрудников, на которых распространяется исполнение распоряжения, также указываются документы, на основании которых издается определенный приказ.
  1. Распоряжение о принятии на работу.
  2. Указ про перемещение.
  3. Указ про совмещение.
  4. Про перевод на другую работу.
  5. Про окончание трудового договора.
  6. Указ про переаттестацию, повышение квалификации, присвоения чинов (званий).
  7. Про смену Ф.И.О. служащего.
  8. Про поощрение, вознаграждение.
  9. Про поощрение, жалованье, различные виды выплат.
  10. Указ про все виды отпусков служащим с опасными условиями труда.
  11. Указ об отпусках по уходу за ребенком.
  12. Об отпусках, без сохранения заработной платы.
  13. О дежурстве по профилю главной деятельности.
  14. Указы по длительным заграничным и внутренним поездкам.
  15. Указы о командировках служащим с опасными условиями труда.